Par. AT.2 n. 124/02
Ref: Memo CER n° 157/2002
Assunto: honrarias não entregues – local para arquivamento na CMSP
Sr. Assessor Chefe:
O Senhor Chefe do Cerimonial da Presidência, incomodado com as condições precárias de conservação de cerca de 300 Títulos de Cidadão Paulistano, Diplomas de Gratidão e outros, e seus respectivos processos, relativos ao período de 1959 a 2000, concedidos pela CMSP e não entregues por vereadores e ex-vereadores, solicitou ao Diretor Geral autorização para enviá-los ao DT.9 – Departamento de Documentação e Informação. A autorização foi concedida; o expediente foi devolvido ao Cerimonial, que indagou ao DT.9 o procedimento a ser seguido para a guarda das honrarias e dos processos. A Diretora do DT.9 mandou ouvir a chefe da seção de arquivo e aí começou a questão que agora me cabe deslindar.
Em sua resposta à Diretora do DT.9, a chefe da seção de arquivo, depois de argumentar contra a falta de espaço em seu setor, e da falta de condições de trabalho, finaliza dizendo que os processos devem ser encerrados e enviados ao Arquivo, mas as honrarias não são documentos de arquivo; e sugere consultar a Assessoria Jurídica quanto à natureza e destino desse material.
Consultamos o Chefe do Cerimonial, que nos mostrou o armário atulhado com os Títulos; a funcionária do cerimonial hoje encarregada de manter apenas os processos, em sua sala; uma funcionária da Comissão de Avaliação de Documentos – CAD; e a Diretora do DT.9, que insistiu nos argumentos da chefe da seção de arquivo, e aduziu outros, relativos à insalubridade de alguns pontos da biblioteca, onde as goteiras poderiam facilmente destruir os pergaminhos onde estão gravadas as honrarias.
Tomamos a liberdade de juntar ao expediente o Ato 534/95, que conferiu caráter obrigatório às Tabelas de Temporalidade dos Documentos da Atividade Legislativa, e do Ato 675/00, que regulamentou o DT.9 Departamento de Documentação e Informação a fim de comprovar que os processos de concessão de honrarias, os processos de decretos legislativos, estão previstos na Tabela de Temporalidade para serem encaminhados à Seção Técnica de Arquivo – DT.94, depois de terem a sua tramitação encerrada.
Sem perder de vista os ponderáveis argumentos tanto do Diretor do Cerimonial quanto da Diretora do DT.9, é preciso reconhecer que se trata de medida estritamente administrativa, para a qual não há uma solução simples que se possa aconselhar, mas uma decisão que deve ser guiada antes de tudo pela prudência. É evidente que o lugar mais adequado para se arquivarem processos de decretos legislativos já encerrados é o arquivo, como o reconhece a própria chefe da seção de arquivo; mas também é verdade que as honrarias não são documentos de arquivo. Nem se pode argumentar que o acessório deva seguir o principal. Neste caso, as honrarias não são acessórios do processo de concessão da honraria; mas a sua finalidade. Mesmo que seja óbvio, é preciso lembrar que eles, os Títulos, não foram feitos para serem arquivados, mas para serem entregues. Se não o foram, por uma multiplicidade de fatores, inclusive pela morte superveniente dos homenageados, devem as honrarias ter um destino adequado, que não desprestigie o concedente. Idealmente, essa providência seria determinada por Ato da Mesa, baseado em critérios razoáveis, tais como a tentativa de entrega à família ou a anexação ao processo de concessão depois de, digamos, cinco anos. Se existe um prazo prescricional para a revogação da doação de apenas um ano, no ainda vigente Código Civil Brasileiro, arts. 178, §6°, I, e 1184, seria o mais aconselhável estabelecer, por Ato da Mesa, o prazo de um lustro, um ano a mais que uma legislatura, para dar ao vereador proponente ou outro, do mesmo partido, tempo razoável para promover a entrega desses Títulos não entregues. Note-se que não se trata de um destino final para as honrarias, pois não se está sugerindo a sua destruição, mas a sua custódia junto aos processos que a seção de arquivo já aceitou receber, em condições de ser resgatado a qualquer tempo, depois do prazo prescricional sugerido, pelo homenageado ou por algum herdeiro seu. Até que sobrevenha esse desejado Ato seria aconselhável acomodar apenas os processos de concessão no arquivo, onde a chefe da seção de arquivo já está à sua espera. Quanto aos Títulos e honrarias propriamente ditos, há um aspecto prático que ainda merece ser ressaltado. É que os Títulos de Cidadão Paulistano, que estão atualmente num armário do 8° andar da Casa, atormentados pelo sol da manhã, apartados dos processos de origem, são feitos de pergaminho animal, e sofreriam ainda mais no subsolo, onde a umidade poderia juntar-se aos insetos que um lugar mal ventilado certamente traria, dando cabo ainda mais depressa desses documentos. Sugere-se que se encontre um local mais adequado. Enquanto isso seria melhor deixá-los onde estão, já que a sua sobrevivência atesta a adequação do lugar que os preservou até hoje. Sem a pretensão de conhecer a melhor maneira de preservar esse tipo de documento histórico, lembramos que o sol, que expulsa a umidade, talvez não lhes faça tão mal quanto a umidade do subsolo.
Com as sugestões acima, encaminho o expediente a apreciação superior.
SP. 18.9.02
Manoel José Anido Filho
Assessor Técnico Supervisor
OAB 83768
INDEXAÇÃO:
ACOMODAÇÃO
ACONDICIONAMENTO
GUARDA
GUARDA
HOMENAGEM