Parecer nº 130/2016
Ref.: TID xxxxxxxxxxx
Interessado: Procuradoria
Assunto: Questionamento e sugestão acerca da numeração de folhas dos expedientes da Edilidade, ainda que não autuados.
Senhor Supervisor,
O presente expediente originou-se da extração de cópias do protocolado acima identificado por seu TID, que consubstancia o Ofício nº 1422/2016, IC 866/13 – 5º PJ, da Procuradoria de Justiça do Patrimônio Público e Social do Ministério Público do Estado.
Veio a este Setor Jurídico-Administrativo especificamente para análise da sugestão constante do item “2” da manifestação do ilustre colega xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, Procurador Legislativo integrante do Setor Judicial desta Procuradoria.
Referido item aponta a possível irregularidade formal na tramitação dos expedientes administrativos, pois, segundo o parecerista, tais protocolados deveriam receber numeração nas folhas que o integram, permitindo a referência precisa a informações e documentos juntados, ao mesmo tempo em que a ausência de numeração “facilita o extravio ou a substituição de folhas ou documentos, em sério prejuízo à decisão da autoridade, que terá que se basear em informações ou pareceres destituídos de sequência e sem a garantia de completude e autenticidade.”
O chamado expediente administrativo constitui o conjunto de papeis e documentos que envolvam uma sequência de providências ou decisões administrativas, mas de cunho mais restrito, em geral afeto apenas a uma Unidade, e que não justifiquem a autuação em processo, seja por não terem efeitos externos, seja pela desnecessidade de mantê-los em arquivo morto, seja, ainda, porque o expediente nasce e morre dentro da mesma Unidade, entre outras hipóteses possíveis.
Assim, creio justificável a manutenção da prática da existência dos denominados “expedientes administrativos”, cabendo a autuação do mesmo em processo por solicitação das Unidades administrativas indicadas no § 2º do artigo 2º da Instrução Normativa SGA nº 06/11, cuja cópia anexo à presente manifestação.
Por outro lado, porém, concordo com o colega xxxxxxxxxxxxxxxxxx no que se refere à numeração das folhas integrantes de um protocolado não autuado, pelos motivos já bem expostos por ele em sua manifestação.
Com efeito, não vislumbro qualquer prejuízo na adoção da regra de numeração das folhas juntadas em um expediente, com a observância das normas já definidas no Manual de Processos desta Câmara Municipal, aprovado pelo Ato da Mesa Diretora nº 1124/2010, bem como na já referida Instrução Normativa SGA nº 06/11, tanto no que diz respeito à juntada de documentos quanto no que se refere à numeração sequencial das folhas, medida essa que permitirá maior controle da regularidade do protocolado quanto a citação da localização precisa dos documentos constantes do expediente.
Assim sendo, manifesto-me no sentido de que seja doravante adotada a providência de que sejam seguidas as normas legais de juntada e numeração de documentos constantes de expedientes não autuados, dando-se a essa instrução a devida publicidade a fim de que os setores administrativos passem a seguir expressamente a regra, o que poderia ser feito através de alteração por SGA na Instrução Normativa SGA nº 06/11, seja ainda por meio de comunicado destinado a todos os setores da Câmara.
Essa a minha manifestação que elevo à superior consideração de Vossa Senhoria.
São Paulo, 25 de abril de 2016.
LUIZ EDUARDO DE SIQUEIRA S.THIAGO
Procurador Legislativo – OAB/SP 109.429