AT.2 Parecer nº 43/2003
Memo. DT.94/int. nº 043/2002
Interessados: DT.9 e Comissão de Avaliação de Documentos – CAD
Assunto: Análise e manifestação sobre o descarte das fichas de controle “Ordem de Serviço Externo” pelo DT.2.
Sr. Assessor Chefe,
Refere-se o presente à solicitação formulada pelo DT.9 e pela Comissão de Avaliação de Documentos – CAD, acerca da possibilidade de descarte, pelo DT.2, das fichas de controle de “Ordem de Serviço Externo” e respectivo prazo para guarda.
Informa o DT.2 que a “Ordem de Serviço Externo” não substitui o controle de ponto e é utilizada para controlar a frota de veículos oficiais. Esclarece, também, que existem relatórios diários que substituem esse documento, mas sem a assinatura do servidor.
Indaga-nos o DT.2 sobre a necessidade de assinatura dos servidores e se seria necessária sua aposição em relatório mensal individualizado, com o “De acordo” do servidor.
De outra parte, informa o DT.2 que a freqüência de consulta a essas fichas é pequena, sendo mais consultadas por ocasião da imposição de multas, que, em face do prazo fixado pelo Código de Trânsito, raramente ultrapassam o mês anterior, ou, então, para subsidiar processos jurídicos ou reclamações trabalhistas.
Dispõe a Constituição Federal, em seu art. 7º, inc. XXIX, que o prazo prescricional para o ajuizamento de ação quanto aos créditos resultantes das relações de trabalho é de cinco anos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho.
Assim sendo, em princípio, os documentos referentes às relações de trabalho devem ser guardados por prazo quinqüenal.
Dessa forma, creio que tais fichas de controle de “Ordem de Serviço Externo” poderão ser descartadas ao cabo do prazo quinqüenal.
Ademais, e por medida de cautela, sugiro que quando da emissão de relatório mensal, pelo DT.2, com as informações constantes das referidas fichas de controle diário, seja aposto o “de acordo” do servidor, em lugar visível no documento.
Esse é meu parecer que submeto ao crivo de Vossa Senhoria.
São Paulo, 27 de fevereiro de 2003.
MARIA CECÍLIA MANGINI DE OLIVEIRA
Assessor Técnico IV – Juri
OAB/SP 73.947
INDEXAÇÃO:
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CONTROLE
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DOCUMENTO
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PERÍODO
PRAZO
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