Parecer ADM n° 0032/2020
Assunto: Abertura de correspondências institucionais por SGA.7 durante a vigência do Ato nº 1.464/2020.
Sra. Dra. Procuradora Legislativa Supervisora,
Trata-se de consulta formulada pelo Sr. Secretário Geral Administrativo encaminhada a esta Procuradoria para análise e manifestação a respeito da possibilidade de abertura de correspondências institucionais por SGA.7 – Equipe de Expedição e Distribuição de correspondências, enquanto durarem os efeitos do Ato da Mesa nº 1.464/2020, a fim de que sejam encaminhadas aos setores destinatários cópias digitalizadas via e-mail.
Segundo o expediente encaminhado via e-mail, o procedimento proposto será realizado apenas para as correspondências destinadas às unidades administrativas, não se referindo às correspondências endereçadas às demais unidades, nem mesmo às correspondências pessoais de servidores.
É o breve relato do necessário. Passa-se a opinar.
A Constituição Federal estabelece como direito fundamental a inviolabilidade do sigilo das correspondências:
Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:
XII – é inviolável o sigilo da correspondência e das comunicações telegráficas, de dados e das comunicações telefônicas, salvo, no último caso, por ordem judicial, nas hipóteses e na forma que a lei estabelecer para fins de investigação criminal ou instrução processual penal;
Trata-se de direito garantido constitucionalmente às pessoas físicas, bem como às pessoas jurídicas, inclusive as de direito público, sendo certo que a Câmara Municipal de São Paulo, como órgão pertencente à estrutura do Município de São Paulo, também é titular deste direito.
A organização administrativa direta e institucional da Câmara Municipal encontra-se disciplinada na Lei nº 13.638/2003. Nos termos da mencionada lei, as atribuições da Equipe de Expedição e Distribuição de Correspondências são as que seguem:
Art. 20-D. À Equipe de Expedição e Distribuição de Correspondências, subordinada diretamente à Secretaria Geral Administrativa, compete: (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
- a) gerenciar os contratos necessários para a execução dos serviços de emissão de correspondências; (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
- b) receber toda a correspondência externa destinada à Câmara, procedendo à triagem, registro e distribuição interna; (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
- c) manter o registro das quotas de correspondências dos Gabinetes de Vereadores utilizadas e remanescentes; (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
- d) gerenciar os contratos necessários para a aquisição de periódicos destinados aos Gabinetes e demais setores da Câmara; (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
- e) receber os periódicos e distribuí-los aos Gabinetes e demais órgãos da Câmara, conforme as respectivas assinaturas; (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
- f) planejar anualmente suas atividades, com o respectivo plano de metas e emitir relatório anual de atividades desenvolvidas e metas alcançadas; (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
- g) dar cumprimento a outras atribuições atinentes a sua área de competência, que lhe venham a ser determinadas pela Secretaria Geral Administrativa. (Inserido pela Lei nº 14.381, de 07 de maio de 2007)
No que se refere às correspondências institucionais, SGA.7 detém a competência de receber, proceder à triagem, registro e distribuição interna. Resta claro que não está previsto expressamente a atribuição de abrir as correspondências dos demais setores da Casa.
Devemos observar, no caso que aqui se estuda, que as correspondências institucionais são protegidas de violações por terceiros estranhos a sua estrutura administrativa; não há dúvidas quanto a isto. A questão que se coloca é relativa ao agente ou órgão interno subordinado que poderá realizar a abertura daquelas.
A teoria do órgão ou teoria da imputação nos permite entender que os atos praticados pelos agentes de um órgão devem ser imputados ao órgão de que fazem parte, e por sua vez, à pessoa jurídica ao qual pertencem. Segundo José dos Santos Carvalho Filho:
A característica fundamental da teoria do órgão consiste no princípio da imputação volitiva, ou seja, a vontade do órgão público é imputada à pessoa jurídica a cuja estrutura pertence. Há, pois, uma relação jurídica externa, entre a pessoa jurídica e outras pessoas, e uma relação interna, que vincula o órgão à pessoa jurídica a que pertence. (CARVALHO FILHO, José dos Santos. Manual de Direito Administrativo. São Paulo: Atlas, 2013. p. 13)
Destarte, a abertura de correspondências institucionais, em tese, poderia ser feita por outros agentes ou órgãos subordinados pertencentes à estrutura administrativa da Câmara, já que todos pertencem e respondem como um único órgão. No entanto, por questões de organização e estruturação administrativa interna, há a separação das atribuições de cada unidade institucional subordinada à Mesa Diretora da Casa, de modo que cada uma abre suas correspondências, encaminhadas por SGA.7.
O Ato 832/2003 traz as competências delegadas pela Mesa Diretora a SGA. Dentre elas, no inciso III do art. 1º, consta a de “abrir e fazer distribuir a correspondência oficial enviada à Secretaria Geral Administrativa”. Portanto, desde que prévia e expressamente autorizado pela Secretaria Geral Administrativa, poderá SGA.7 proceder à abertura das correspondências enderaçadas a quaisquer das unidades de SGA, com posterior encaminhamento de cópia aos setores destinatários.
Contudo, tratamento diverso deve ser dado aos setores administrativos não subordinados à Secretaria Geral Administrativa. Com relação a estes, subordinados diretamente à Mesa, não foi delegada pela Mesa a SGA a competência para abertura de correspondência de outras unidades não subordinadas a ela. A título de exemplo, o Ato 833/2003, em seu art. 1º, inciso III, diz que compete a SGP a abertura de sua correspondência. Dessa maneria, somente com a autorização expressa de SGP poderia a correspondência a ela destinada ser aberta por SGA.7. O mesmo se aplica em relação às unidades relacionadas no art. 4º da Lei nº 13.637/2003, com alterações posteriores
Assim sendo, por não existir autorização expressa da Mesa, as correspondências institucionais dos setores vinculados diretamente àquela somente poderão ser abertas por SGA.7 se as respectivas chefias assim autorizarem.
Ainda devemos acrescentar que, nos termos do art. 2º, §2º, do Ato nº 1.464/2020, caso haja interesse, poderão as Chefias destas unidades também comparecer pessoalmente para abertura, assim que informadas por SGA.7 do recebimento de correspondência de sua competência.
É importante lembrar que a violação de correspondências é crime (art. 151, do Código Penal), a saber:
Violação de correspondência
Art. 151 – Devassar indevidamente o conteúdo de correspondência fechada, dirigida a outrem:
Pena – detenção, de um a seis meses, ou multa.
Sonegação ou destruição de correspondência
- 1º – Na mesma pena incorre:
I – quem se apossa indevidamente de correspondência alheia, embora não fechada e, no todo ou em parte, a sonega ou destrói;
Com o intuito de se preservar o sigilo das correspondências, e de se alertar para as responsabilidades disciplinares e penais da sua violação, aconselhamos a exigência de assinatura de um termo de responsabilidade dos servidores que desempenharão a função, caso seja dada autorização pelas unidades.
Assim, sendo correspondência institucional, desde que preservado o sigilo e desde que haja autorização expressa das unidades administrativas subordinadas à Mesa Diretora, não há impeditivo a que seja encaminhada a cópia da correspondência apenas à unidade pertinente enquanto durar a vigência do Ato nº 1.464/2020 e de outros que se sucederem, caso seja necessário. Para se resguardar o sigilo do conteúdo, necessário se faz que os servidores responsáveis pela abertura das correspondências assinem um termo de responsabilidade funcional e criminal.
É a minha manifestação, que submeto à elevada apreciação de V. Sa.
São Paulo, 25 de março de 2020.
Cíntia Laís Corrêa Brosso
Procuradora Legislativa
OAB/SP 319.729