TID n. 18297963
Ref. Memo SGP n. 14/2019
Assunto: Possibilidade jurídica e validade documental da conversão de processos físicos legislativos em processos digitais, com arquivamento definitivo do suporte digital e prosseguimento da tramitação em meio exclusivamente eletrônico, nos termos do Ato da CMSP n. 1420/19
Parecer ADM n. 28/2019
Sra. Dra. Procuradora Legislativa Supervisora,
Trata-se de memorando enviado pela Secretaria das Comissões – SGP.1 da Casa, pelo qual solicita a análise jurídica acerca da possibilidade jurídica e validade documental da conversão de processos físicos legislativos em processos digitais, com arquivamento definitivo do suporte digital e prosseguimento da tramitação em meio exclusivamente eletrônico, nos termos do Ato da CMSP n. 1420/19.
Para efeito de elucidação do procedimento pretendido na consulta, indicou como precedentes compatíveis o art. 29 da Resolução n. 427/2010 do STF e a Portaria GP/CR n. 02/2017 do TRT/SP da 2º Região, que procederam, em seus respectivos âmbitos, à conversão de tramitação dos processos físicos para o meio eletrônico.
É o relato do necessário. Passa-se a opinar.
O consulente afirma que encontrou suporte legal para a conversão dos processos legislativos físicos em eletrônicos numa interpretação analógica dos artigos 5º, parágrafo único, 15, §3º, e 18 do Ato da CMSP n. 1420/19, já que, a princípio, são normas que preveem a inserção de atos praticados em meio físico num processo que tramita digitalmente. Entretanto, solicita parecer jurídico sobre a possibilidade da conversão, a fim de “homogeneizar as rotinas e de forma que, ao dar andamento num processo, seja irrelevante ao operador distinguir preliminarmente a natureza do suporte para só então definir o tipo de tarefa a executar”.
Com efeito, o Ato n. 1420/19 não prevê expressamente a implementação do processo eletrônico retroativamente, isto, é com a imediata conversão dos processos físicos de modo que somente por meio eletrônico tramitem todos os processos administrativos e legislativos da Casa.
Certo é, entretanto, que o artigo 23 do Ato, no âmbito de disposições transitórias, estabeleceu:
“Art. 23. A migração das atividades de criação, tramitação e guarda e encerramento de processos para os sistemas de gestão de processos e documentos será feita de maneira gradual, conforme cronograma de implantação definido pela SGA – Secretaria Geral Administrativa, no caso de processos e documentos administrativos, e à SGP – Secretaria Geral Parlamentar, no caso de processos e documentos legislativos, em conjunto com o CTI – Centro de Tecnologia da Informação e SGP-3 – Secretaria de Documentação.
Parágrafo único. A partir da definição das atividades administrativas ou legislativas cujos processos serão realizados nos sistemas de gestão de processos e documentos, nos termos do cronograma previsto no caput deste artigo, fica vedada a autuação de processos no art. 5º deste Ato”.
Assim, optou a Mesa da Edilidade por instituir a tramitação dos processos por meio eletrônico de forma gradual, a partir de cronograma a ser definido em conjunto pelos setores da Casa diretamente envolvidos na implantação do novo sistema.
Aliás, referida opção não destoa do que já ocorreu em outros órgãos da administração pública, como os mesmos citados pelo consulente, que decidiram, a partir de suas primeiras experiências no uso do sistema eletrônico, partir para a conversão total ou facultativa dos processos físicos.
Nesse sentido a Portaria GP/CR nº 02/2017 dispõe sobre “a conversão facultativa de autos judiciais para o meio eletrônico” e destaca em seus considerandos que “a estratégia de digitalização de autos para a conversão para o processo eletrônico inicialmente adotada demonstrou-se contrária às necessidades institucionais, prejudicando a manutenção da celeridade processual” e expõe “a nova estratégia estabelecida para a redução gradual e eliminação do acervo de autos físicos em tramitação”.
Do mesmo modo, a Resolução n. 427/2010, no §1º do artigo 29, estabeleceu que “a conversão para meio eletrônico pode ser determinada pelo Relator, de ofício ou a requerimento de uma das partes”, optando pela conversão facultativa.
No âmbito da Administração Pública federal o Decreto n. 8.539/2015 também estabeleceu, em seu artigo 22: “No prazo de seis meses, contado da data da publicação deste Decreto, os órgãos e as entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, deverão apresentar cronograma de implementação do uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. §1º O uso do meio eletrônico para a realização de processo administrativo deverá ser implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicação deste Decreto”.
Veja-se que se trata de uma decisão administrativa, fundada na conveniência e na oportunidade, notadamente diante dos resultados obtidos a partir do primeiro contato com o novo sistema eletrônico.
In casu, como o teor do citado artigo 23 do Ato n. 1420/19 demonstra, a decisão por uma implementação gradual parece advir da cautela de se experimentar processos eletrônicos desde a origem para então transportar o sistema para os processos físicos já em andamento, tudo de acordo com cronograma a ser fixado pelos setores envolvidos na demanda.
Desta feita, do ponto de vista da possibilidade jurídica, a intenção de uniformização imediata dos procedimentos com a conversão dos processos físicos em eletrônicos vai de encontro com a vontade política externada no Ato 1420/19 de implementação gradual do sistema, o que não obsta que o cronograma a ser fixado já preveja referida conversão para breve, uma vez que se demonstre a viabilidade operacional e a conveniência e oportunidade da medida.
Já no que tange ao aspecto da validade dos documentos convertidos e inseridos no sistema de gestão de gestão de processos e documentos, não há dúvida de que ela existe.
Nos termos do próprio Ato n. 1420/19, serão considerados “documento digital” e “digitalizado” (art. 2º, II e “b”) e “preservam a mesma força probante do documento que os originou, para todos os efeitos legais” (art. 7º, §2º).
Entretanto, há de se salientar que o Ato previu em seu artigo 18, §2º, que “norma própria estabelecerá procedimentos para a digitalização de documentos que tramitarão no sistema”.
Como o sistema ainda está em fase de elaboração de cronograma de implantação, ao que parece, ainda não foi elaborada norma que preveja os procedimentos para a digitalização de documentos, que possibilitaria a conversão pretendida pelo consulente.
No ordenamento jurídico vigente, a Lei Federal n. 12.682, de 09 de julho de 2012 dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos e prevê:
Art. 3º O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
Art. 4º As empresas privadas e os órgãos da Administração Pública direta ou indireta que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização, permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
(…)
Art. 6º Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente.
Ante todo o exposto, observa-se que é possível a conversão pretendida, com o arquivamento definitivo do suporte original e prosseguimento da tramitação em meio exclusivamente eletrônico, para o que, além da decisão administrativa conjunta entre os setores envolvidos, nos termos do art. 23 do Ato n. 1420/19, segundo os critérios de conveniência e oportunidade, será necessária a elaboração de norma específica que especifique os procedimentos de digitalização e guarda dos documentos originais, consoante o previsto no artigo 18, §2º, do mesmo Ato, a qual deve contemplar, no mínimo, as exigências previstas nas normas gerais estabelecidas pela Lei Federal n. 12.682/2012, além das especificidades aplicáveis, no caso, aos processos legislativos.
É o que se conclui, s.m.j., submetendo-se o entendimento à apreciação superior.
São Paulo, 24 de abril de 2019.
DJENANE FERREIRA CARDOSO ZANLOCHI
Procuradora Legislativa – RF 11.418
OAB/SP n. 218.877