Parecer SCL nº 117/2021
Processo nº CMSP-PAD-2021/00217
Assunto: Licenças de uso de softwares Microsoft Exchange Online Plan 1 e Microsoft Office 365 E1
Ementa: Consulta. Justificativa de contratação. Ausência de justificativa quanto ao parcelamento ou não do objeto, aos serviços de suporte e sob demanda, e ao prazo de vigência em 36 meses. Necessidade de justificativa adequada. Fundamento legal: Lei Federal 10.520/2002 e Lei Municipal 14.141/2006.
Cuidam os autos de aquisição de licenças por assinatura para direito de uso de softwares Microsoft Exchange Online Plan 1 e Microsoft Office 365 E1 no modelo SaaS e contratação de serviços de apoio continuado e suporte técnico em tempo integral (24x7x365) e serviços sob demanda das ferramentas de correio eletrônico e de produtividade pelo período de 36 meses. Segundo consta, é necessário prover o pessoal com ferramentas de comunicação e produtividade, e que se mostraram ainda mais imprescindíveis na atual situação de pandemia como medida de distanciamento, como o trabalho remoto.
Vieram os autos a esta Procuradoria para análise da viabilidade jurídica da contratação.
É o relatório. Opino.
A justificativa da contratação é de fundamental importância. O administrador, na condição de órgão ao qual se imputa a vontade estatal, nada mais é do que depositário dos bens e interesses postos pela coletividade a sua administração, razão pela qual todo e qualquer ato administrativo por ele praticado há que ser suficientemente fundamentado, de forma a possibilitar o controle de sua atuação. Não por outra razão, a Lei Municipal 14.141/2006, que regula o processo administrativo no âmbito municipal, determina a observância do princípio da motivação e a necessidade de indicação dos pressupostos de fato e de direito que determinarem a decisão da autoridade administrativa (art. 2o, caput e parágrafo único, III). No tocante ao procedimento licitatório na modalidade de pregão, o art. 3o, I, Lei Federal 10.520/2002 impõe expressamente a obrigatoriedade de se justificar a necessidade da contratação. O Tribunal de Contas da União reprime constante a ausência de fundamentação adequada, tanto que a Lei Federal 14.133/2021 (novo marco regulatório de licitações, cuja aplicação ainda depende de regulamentação) deu merecido destaque.
De acordo com a CTI, parte do objeto é versada pelo Termo de Contrato 47/2017, que cuida de licenças de Microsoft Exchange Online Plan 1 para comunicação por correio eletrônico e cuja vigência terminará em 25/07/2021, e pelo Termo de Contrato 22/2020, que se refere a licenças de Microsoft Office 365 E1 para realização de videoconferências nos processos legislativos e vigerá até 09/10/2021. A outra parte, relativa a serviços de adoção e suporte da plataforma e serviços sob demanda para implantação de recursos específicos das ferramentas, é voltada à melhoria da produtividade dos colaboradores desta Edilidade (fls. 3/5).
A justificativa, todavia, não é suficiente. De início, não está claro se o que se pretende é a contratação de todos os serviços junto ao mesmo fornecedor ou se a opção é pelo parcelamento. A existência de dois contratos distintos parece indicar pelo parcelamento, porém, dada a existência de dois itens novos (serviços de adoção e suporte de plataforma, e serviços sob demanda), ainda pairam dúvidas. De todo modo, entendo que a CTI deve justificar a alternativa escolhida em termos de economia de escala, adequação técnica ou ampliação de competitividade.
A justificativa para licenças de Microsoft Exchange Online Plan 1 e Microsoft Office 365 E1 está adequada, sobretudo porque delas a Câmara Municipal de São Paulo já vem fazendo uso. Entretanto, são necessários mais esclarecimentos de como serviços de adoção e suporte e sob demanda poderão gerar mais eficiência nos trabalhos desenvolvidos nesta Casa. Trata-se de um itens novos, não disciplinados em nenhum dos contratos citados, pelo que atenção especial na motivação de sua escolha tem que ser dada.
Ademais, convém salientar que, em regra, contratos administrativos devem ter sua vigência adstrita aos créditos orçamentários em que são celebrados, salvo exceções permitidas no art. 57 da Lei Federal 8.666/1993, nas quais o presente objeto pode se situar. Todavia, mesmo ultrapassando o exercício financeiro, é praxe nos órgãos e nas entidades da Administração Pública a vigência inicial de contratos de serviços e utilização de programas de computador, como SaaS, em 12 meses, prorrogável por iguais ou menores períodos, de modo a permitir ao administrador a avaliação adequada e periódica acerca da conveniência da continuidade do contrato. A fixação da vigência inicial em 36 meses é incomum, razão pela qual cabe à unidade requisitante esclarecer o porquê de um prazo tão longo, especificando circunstâncias peculiares que justifiquem essa opção e esclarecendo se se trata de uma pratica de mercado, bem como se há ventosidade para a Administração.
Isto posto, proponho o retorno dos autos para complementação da justificativa da contratação pelo CTI com informações sobre (a) conveniência do parcelamento ou não do objeto, (b) utilidade dos serviços de adoção e suporte e sob demanda, e (c) necessidade do prazo inicial de vigência em 36 meses.
Este é o parecer que submeto ao elevado descortino de V. Sª.
São Paulo, 5 de julho de 2021.
Renato Takashi Igarashi
Procurador Legislativo
OAB/SP 222.048